“Zen inte förvirra andlighet med att tänka på Gud medan man skalar potatis. Zen andlighet är bara att skala potatis. “- Alan Watts
Jag är en liten bit geek, jag erkänner. Inte enormt så, men nog att jag gör allt på datorn och använda teknik för att göra allt från kommunikation till att spåra till publicering att skriva till nätverk för ekonomi och mer.
Och ändå är det viktigt för mig att jag hålla saker minimalistisk och fredlig.
Jag tror att det är den verkliga utmaningen teknik: hur man får ut det mesta av det utan att låta det överväldiga oss. Hur att hålla det enkelt men kraftfullt. Hur behärska tekniken utan att låta det bli vår herre (för att parafrasera Stephen Covey).
Jag har haft ett antal läsare frågar mig hur jag gör detta, och så idag har jag trodde jag skulle få ihop några begrepp jag har skrivit om tidigare.
Några ord om min setup
Min inställning kommer inte att fungera för alla, eller ens en majoritet av er. Det är helt enkelt vad som fungerar för mig, men jag tänkte att du kanske tycker att det är bra ändå.
Först av allt, är nästan allt jag gör på nätet. Nu när jag sluta mitt vanliga jobb (med fasa av sin faxmaskin), jag inte längre hålla akter. Jag kan komma åt alla min information och dokument på nätet, så jag kan arbeta var som helst, från vilken dator som helst. Och det finns inte längre någon tid på att organisera, som jag använder Gmail filosofi arkivering i stället för arkivering.
Jag använder en iMac, först av allt, bara för att det är så vackert och trevligt att använda och estetiskt minimalistisk. Jag har en iMac på mitt skrivbord (egentligen, det är bara en tabell) och ingenting annat. Inga lådor för arkivering eller papper. Ingen skrivbords torn eller maskin eller skanner fax eller någonting. Jag har beställt en skrivare, men det är mer för min fru.
Program jag använder omfattar Gmail för e-post och snabbmeddelanden, WordPress för att blogga, Firefox för allt, Google Docs och Spreadsheets för alla mina dokumentbehov (även om jag inte använder Textedit, Write, NeoOffice och några andra), Google Reader for feeds (ja, jag är en Google fanboy, men bara för att deras program gör vad jag vill ha det bästa). Jag föredrar Open Source om möjligt.
Nu till tips.
Fokus på det väsentliga. Det är viktigt att ta lite tid att tänka på vad som är viktigt att din tech arbete (och spela). Vad vill du verkligen behöver? Vad ger dig mest nytta för din tid? Vad är inte så viktigt? Vad tar upp en hel del tid utan att göra mycket av en effekt? Vad ger dig mest glädje? Om du kan identifiera de aktiviteter, platser och program som är mest avgörande för dig, kan du eliminera eller åtminstone minska den icke-essentiella. Och från och med då, fokuserar nästan uteslutande på det som är viktigt. Detta gäller dina arbetsuppgifter samt – vilka uppgifter är oerhört viktigt? Fokusera på att göra dem varje dag.
Göra en sak i taget. Jag vet. Detta är super hårt när det gäller teknik. Webbläsare på ett dussin flikar öppna samtidigt, växla mellan att läsa och e-post och arbete och IM och Twitter … vi lever i en multitasking världen. Men det behöver inte vara så här. Även om det är inget fel med att ha flera flikar öppna, kan det vara till stor hjälp för att fokusera på en uppgift i taget. Har 10 flikar öppna, men en flik tills du är klar, stäng den och gå vidare till nästa, och så vidare. Om du ska göra IM, bara göra IM. Om du ska göra e-post, bara göra e-post. Visst, kan du göra mer än så på en gång, men det bidrar till stress av dagen och minskar din effektivitet på grund av alla omkoppling. Öva gör en sak i taget och du hittar ditt arbete att vara mycket lugnare.
Har perioder av bortkoppling. Medan jag gör det mesta av mitt arbete på nätet, finner jag det mycket användbart (och lugnande) för att stänga min webbläsare och bara arbeta offline för en stund. Detta inlägg, till exempel, skrivs i ett textprogram, och när jag är klar skriver jag ska gå och lägga den i WordPress. Detta gör verkligen att du kan få mycket mer gjort, eftersom det finns ingen frestelsen att gå kontrollera något bara för en sekund.
Inte bor i inkorgen. Jag har gjort det, och om du gör det du vet vem du är. E-post är allt för många människor. Det är kommunikation, det är en uppgift, det är där du gör ditt arbete, det är din organisation system. Men om du arbetar från din inkorg, du ständigt avbryts av nya meddelanden. Få en uppgift lista borta från din inkorg. Gör e-post endast på förhand utsedda gånger. Gör ditt arbete med din e-post stängd.
Schemalägg din IM tid. Samma sak gäller för IM. Jag är inte ett stort fan av IM, särskilt om du har din IM-program öppna hela tiden. Det beror på att det uppmuntrar folk att avbryta dig när de vill, istället för att du värdera din tid. Om IM är viktigt att ditt arbete, sedan schema IM möten, eller har vissa tider på dagen när du är tillgänglig för IM och berätta för dina kollegor och vänner om det. Och har det under en begränsad tid och sedan avsluta det.
Stäng av aviseringar. Återigen, e-post och snabbmeddelanden och andra meddelanden uppmuntra avbrott och multitasking. Istället slår allting så att du kontrollerar din e-post när du väljer, inte när andra väljer att skicka något.
Sätta gränser för vad du gör. Till exempel, kolla e-post bara två gånger om dagen. Skriv e-postmeddelanden av endast fem meningar eller mindre. Bara kontrollera Twitter gång om dagen. Bara svara på 4 meddelanden på din favorit forum. Eller vad som fungerar för dig. Gränser tvinga dig att välja det väsentliga, istället för att försöka göra allt.
Skapa en morgonrutin. Jag är ett fan av morgonrutiner i allmänhet, och samma koncept gäller för tech. Morning Coffee förlängning för Firefox är ett bra sätt att ställa in din rutin med ett enda klick. Det öppnar alla dina viktiga platser i flikar, så att du kan arbeta igenom denna rutin en sak i taget och vara säker på att allt är klart.
Skapa en veckovis rutin. Med morgonkaffe, kan du också ställa in rutiner för olika dagar i veckan. Detta gör det möjligt att kontrollera en viss webbplats eller inkorg en gång i veckan, till exempel, i stället för varje dag.
Rensa ut din inkorg. Jag har skrivit om detta tidigare, men rensa ut din inkorg är en mycket lugnande sak. Den förhindrar också överväldigande känsla av att ha hundratals e-postmeddelanden i inkorgen – en del läsning och vissa inte.
Klippa ner dina flöden. Jag brukade ha en bra bit över hundra RSS-feeds för att läsa på en dag. Behovet av att gå igenom dem alla, varje dag, var mycket stressande för mig. Så jag skär till slut ner dem, ett steg i taget, tills jag kom ner till 10 viktiga flöden. Nu tar bara några minuter varje dag för att söka igenom mina flöden, plocka ut några artiklar jag skulle vilja läsa, och markera resten som läst. Mycket enklare.
Förenklad arkivering. Som jag nämnde ovan, jag använder Gmail filosofi arkivering i stället för arkivering. Jag brukade vara en tvångsmässig Filer, som jag gillar saker som ska organiseras. Jag hade mappar och undermappar, och jag hade tillbringat lite tid varje dag arkivering varenda e-post. Vilken insats! I stället arkivera jag allt och bara söka efter vad jag behöver (jag inte ens använda taggar eller etiketter längre). Det tar några sekunder att hitta något. Allvarligt, har det aldrig funnits en tid då jag inte kunde hitta något genom sökning. Jag gör det inte bara med e-post, men med alla mina dokument (via Google Docs och Spreadsheets).
“Zen är inte någon form av spänning, men koncentrationen på vår vanliga vardagen.” – Shunryu Suzuki