Är köerna i ditt liv betonar dig?

Våra liv är fyllda med köer, från e-inkorgar till att göra-listor till röst- och textmeddelanden till en mängd olika inkorgar i sociala nätverk som Twitter och Facebook för att arbeta ansökningar RSS-läsare och bokmärke “att läsa” artiklar och mer.

För många människor, hantera alla dessa köer är stressande, aldrig sinande, och komplex.

Låt oss titta på hur man kan förenkla saker, hur man rensar dina köer, och hur man kan släppa stressen att hantera dem alla.

Köer denna regel våra liv
En av mina favorit bloggare, Alex Payne, skrev ett inlägg för ett tag sedan kallad Life som en serie Köer och i inlägget han listat några av sina köer. Jag remailing dem här eftersom de är ganska typiskt för många människor. Naturligtvis kommer just din lista definitivt variera, men detta är ett exempel:

arbete e-post (den i särklass mest försåtliga kö)
personlig e-post
snabbmeddelanden (de kö medan i möten och borta från datorn)
textmeddelanden
missade telefonsamtal och röstbrevlåda
@ svar på Twitter
direkta meddelanden på Twitter
begäran om länkar till ansökningar från Twitter API utvecklare
förfrågningar om vitlistning av Twitter utvecklare
kodgranskning förfrågningar
biljetter på vår interna bug tracker
biljetter på Twitter API tracker
poster i min personliga att göra-lista
förfrågningar om kalenderhändelser
olästa objekt i min RSS-läsare
olästa objekt i Instapaper

Min personliga lista skulle vara ganska lika, förutom att de viktigaste köer Jag har i dag är:

min inkorg i Gmail
Twitter DMS och @ svar
min att göra-lista (jag växla mellan Taskpaper, Gmails uppgiftslistan, och textfiler på ett infall)
olästa objekt i Instapaper (ett bra att läsa tjänst om du inte använder den)

Jag har också röstbrevlåda på min mobiltelefon men aldrig kontrollera den. Jag har (oftast) slutat använda Google Reader som jag ogillar att behöva hänga med RSS-flöden. Jag inte kontrollera andra sociala nätverkssajter så mycket som jag borde. Jag har inte ett papper inkorg. Och andra typer av objekt på Alex lista är funneled i mitt Gmail eller att göra-listor, åtminstone för tillfället.

Vilka är dina köer? Det kan vara lämpligt att göra en egen lista, så att du kan planera din strategi.

Strategier för Tömma Köer
Så nu när vi vet hur många köer vi har, hur vi tar bort dem eller åtminstone hålla dem hanterbara? Här är min favorit strategier – din körsträcka varierar. Observera också att du inte kommer att gälla alla strategier för varje kö – välja de som fungerar bäst.

1. Förenkla köer. Har du 15-20 olika köer i ditt liv? Du kan försöka att förenkla och se om du kan få dem ner till 4-6, som jag har (eller ännu färre om du är fet stil). Detta förenklar saker eftersom du har färre köer för att kontrollera varje dag. Ett större antal köer är bra om de redan är integrerade i din dagliga rutin – om du kontrollera dem alla på morgonen och innan du lämnar arbetet, till exempel, och aldrig behöva kontrollera dem vid andra tillfällen. Eller om du alltid öppna en viss typ av programvara och kontrollera kö vid vissa tider på dagen, då det är bra. Men om du måste komma ihåg att hålla kontroll ett dussin eller fler köer hela tiden, blir det svårt. Se vad du kan eliminera eller konsolidera. Till exempel, behöver du mer än ett e-postbrevlåda? Behöver du flera röst inkorgar, eller till och med röstmeddelanden alls? Behöver du vara en del av 3 olika sociala nätverk? Finns det saker som du sällan använder som du kan släppa? Ge detta en liten tanke under de närmaste dagarna eller par veckor.

2. självbetjäning. Nej, det är inte smutsigt, du dålig läsare. Banker och företag som säljer biljetter (flygbolag, bussar, teatrar, etc.) har räknat ut ett sätt att undvika massiva köer: Låt folk tjänar sig genom teknik. Så istället för att rada upp för en teller, det finns bankomater överallt. Du kan köpa biljetter via maskiner eller online. Så hur du använda detta för att rensa köer? Räkna ut vilka typer av förfrågningar ständigt kommer på dig – genom arbete, även i ditt privatliv, på nätet, etc. – och försöka lista ut hur du kan tillåta människor att tjäna sig. Till exempel är människor alltid ber dig om information? Publicera information på nätet. Har de behöver ditt godkännande på allt? Inrätta en förteckning över kriterier och ge dem möjlighet att godkänna saker själva om kriterierna är uppfyllda. Se om du kan automatisera vissa processer. Bort dig själv som en flaskhals, och din köerna kommer att förkorta avsevärt.

3. Stopp vid källan. När jag får ett nyhetsbrev eller annan sådan massa e-post från ett företag, jag går automatiskt till botten och klicka på “unsubscribe” länk. Det tar några sekunder längre än bara slå “delete”, men det sparar mycket mer tid i det långa loppet. Jag enormt ogillar få min inkorg fylld med meddelanden och nyhetsbrev och annonser från företag – vad ett slöseri med min tid med att gå igenom dem alla. Så jag stoppa dem vid källan, så att de inte längre får skickas till mig. Om det finns inget enkelt sätt att avsluta prenumerationen, jag trycker på “spam” -knappen.

4. Filtrera bort onödiga saker. Det tar en minut eller två för att ställa in ett filter i Gmail (eller vad e-postprogram du använder), men som ett resultat du kommer att spara en hel del tid. Om du får vissa meddelanden du vill behålla på filen men behöver inte se i inkorgen, filtrera ut dem på en etikett eller mapp bara för dessa meddelanden. Titta på allt i kö för att se vad du egentligen inte behöver se, och hitta ett sätt att filtrera dem ut. För saker som att göra-listor, kan du använda ett program (till exempel den tidigare nämnda Taskpaper) som kan använda etiketter (t.ex. @today) som du kan använda för att filtrera bort allt du inte behöver se idag. Till exempel när jag klickar på @today etikett på min att göra-lista, visar det bara mig de tre saker som jag planerar att göra i dag – inte saker som jag vill göra senare i veckan. Det finns många andra verktyg som kan göra liknande saker för andra köer. Till exempel kan du använda Tweetdeck att sortera alla de människor du följer i grupper, så att du kan filtrera bort alla men bara din faktiska, verkliga vänner i en grupp, eller dina arbetskamrater i en annan grupp. Om du använder en RSS-läsare kan du också ställa in grupper eller mappar så att du kan bara kontrollera de mest väsentliga flöden, istället för att behöva gå igenom allt i din olästa mapp.

5. Välj det viktigaste. En kö är oftast osorterade efter prioritet, så att när du gör en att göra-lista, har du saker som anges i ordning när du skrev ner dem. Inkorgen (och de flesta andra köer) har de senaste poster till toppen. Men det betyder att du kommer att behöva ta itu med allt, som kan vara överväldigande (och ett slöseri med tid) … eller det innebär att du kommer att behöva ständigt söka igenom hela kön för att plocka ut de viktigaste. Istället hitta ett sätt att välja den viktigaste och bara fokusera på dessa. I e-post, kan du markera allt i inkorgen utom 5 viktigaste e-post, och flytta allt (utom viktigaste) till en “att läsa” mapp för att titta igenom senare. Sedan är det bara ta itu med dessa 5 viktiga e-postmeddelanden tills inkorgen rensas. Återigen, med min att göra-lista, markerar jag mina 3 viktigaste uppgifter med en “@today” etikett så jag kan fokusera på just dessa. Med att läsa mapp, bara plocka 3 viktiga saker att läsa för nu (som ett exempel).

6. Rensa resten. När du har valt ut de viktigaste, se om du kan rensa vila, eller åtminstone spade dem någon annanstans att ta itu med vid ett senare tillfälle. Jag har redan nämnt hur du kan göra detta med din e-postbrevlåda. Med en att göra-lista, kan du lägga dem i en @someday mapp / etikett att ta itu med senare. Ta bort saker som du kommer förmodligen aldrig komma till, att du har dreading gör och inte absolut måste göra, eller som är onödiga. Ibland kan en stor massa bort kan vara befriande.

7. Skim. Detta är en bra strategi för de flesta köer – istället för att försöka bearbeta det hela, bara skumma och hitta de viktiga eller intressanta artiklar. Till exempel, om du använder Twitter, vet du att läsa varje meddelande från varje person du följa snabbt kan bli en tidskrävande (och stressigt) börda. Istället bara skumma att se vad som kommer in och glömma resten. Detsamma gäller för en att läsa kö (t.ex. Instapaper eller RSS-läsare) – Försök inte att läsa allt. Bara skumma.

8. Släpp om behovet av att få till slutet. En hel del av den stress som kommer från förvaltnings köer är rotade i ett behov tycks vi ha: vi vill bearbeta alla objekt i kön och få den att tömma. Men vilken typ av köer är att de är aldrig sinande. Du kan få din inkorg att tömma (och jag rekommenderar det – det är djupt tillfredsställande), men flera e-postmeddelanden kommer snart in Stressa inte ut om detta.! acceptera just detta faktum. Detsamma kommer från en att läsa lista: Försök inte att läsa allt. Njuta av det faktum att du har en fin lista över saker att läsa – om kön tömdes, vad skulle du göra när du är uttråkad? När vi acceptera detta faktum – att vi aldrig kommer till slutet av vår att göra-lista, och att det är OK – kan vi sluta betonar om våra köer. Bara hantera dem snyggt och hantera flödet som kommer in.

Vilka är dina strategier för att hantera queus i ditt liv? Andel i kommentarerna!